Manajemen Sarana Prasarana

Kegiatan Manajerial dalam Sarana Prasarana

       I.            PENDAHULUAN

Manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah pada dasarnya merupakan salah satu bidang kajian manajemen sekolah atau manajemen pendidikan dan skaligus menjadi tugas pokok manajer sekolah (kepala sekolah). Peran sarana pendidikan sangat penting dalam memperlancar pelaksanaan proses pembelajaran. Satu sisi harapan yang dibebankan pada dunia pendidikan sangat banyak, tetapi di sisi lain dunia pendidikan mempunyai banyak masalah yang menghambat dalam pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di sekolah.

Salah satu masalah yang dihadapi oleh sekolah adalah masalah sarana pendidikan. Dalam rangka mengatur substansi fasilitas atau sarana di sekolah digunakan suatu pendekatan administratif tertentu yang disebut juga manajemen sarana pendidikan. Manajemen sendiri merupakan proses pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pendayagunaan melalui tahapan proses yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar baik yang bergerak maupun tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan lancar, teratur, efektif, dan efisien.[1]

    II.            RUMUSAN MASALAH

A.       Bagaimana Sarana Prasarana ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai?

B.        Bagaimana Sarana Prasarana ditinjau dari Bergerak Tidaknya pada saat Digunakan?

C.        Bagaimana Sarana Prasarana ditinjau dari Hubungannya dengan Proses Belajar Mengajar?

D.       Bagaimana Sarana ditinjau dari Administrasi Sarana Prasarana?

E.        Apa saja Prinsip – prinsip Pengelolaan Sarana Prasarana?

F.         Bagaimanakah Siklus Pengelolaan Sarana dan Prasarana Sekolah?

 III.            PEMBAHASAN

A.       Sarana Prasarana ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai

Apabila dilihat dari habis tidaknya dipakai, ada dua macam sarana pendidikan, yaitu sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.

1.         Sarana pendidikan yang habis dipakai

Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat, seperti kapur tulis, spidol, penghapus, dan sapu, serta beberapa bahan kimia yang digunakan dalam pembelajaran ilmu pengetahuan alam. Selain itu, ada beberapa sarana pendidikan yang berubah bentuk, misalnya kayu, besi dan kertas karton. Sedangkan, contoh sarana pendidikan yang berubah bentuk adalah pita mesin tulis, bola lampu dan kertas. Semua contoh tersebut merupakan sarana pendidikan yang apabila dipakai satu kali atau beberapa kali bisa habis dipakai atau berubah sifatnya.

2.         Sarana pendidikan yang tahan lama

Sarana pendidikan yang tahan lama yaitu keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus – menerus dalam waktu yang relatif lama, seperti bangku, kursi, mesin tulis, computer, dan peralatan olahraga.

B.        Sarana Prasarana ditinjau dari Bergerak Tidaknya pada saat Digunakan

1.         Sarana pendidikan yang bergerak

Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, seperti lemari arsip, bangku, dan kursi yang bisa digerakkan atau dipindahkan ke mana saja.

2.         Sarana pendidikan yang tidak bergerak

Sarana pendidikan yang tidak bisa bergerak, yaitu semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan, seperti tanah, bangunan, sumur dan menara, serta saluran air dari PDAM/semua yang berkaitan dengan itu seperti pipanya, yang relatif tidak mudah untuk dipindahkan ke tempat – tempat tertentu.[2]

C.        Sarana Prasarana ditinjau dari Hubungannya dengan Proses Belajar Mengajar

Sarana pendidikan apabila ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar di bagi menjadi tiga, yaitu:

1.         Alat pelajaran

Alat pelajaran adalah alat yang digunakan secara langsung dalam proses belajar mengajar, misalnya buku, alat peraga, alat tulis, dan alat praktik.

2.         Alat peraga

Alat peraga adalah alat pembantu pendidikan dan pengajaran, dapat berupa perbuatan – perbuatan atau benda – benda yang mudah memberi pengertian kepada anak didik berturut – turut dari yang abstrak sampai dengan yang konkrit.

3.         Media pengajaran

Media pengajaran adalah sarana pendidikan yang digunakan sebagai perantara dalam proses belajar mengajar, untuk lebih mempertinggi efektivitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan pendidikan. Ada tiga jenis media yaitu media audio, media visual, dan media audio visual.

Jenis peralatan dan media pengajaran yang disediakan di sekolah dan cara – cara pengadministrasiannya mempunyai pengaruh besar terhadap proses belajar mengajar. Demikian pula administrasinnya yang jelek akan mengurangi kegunaan alat – alat dan perlengkapan tersebut, sekalipun peralatan dan perlengkapan pengajaran itu keadaannya istimewa.

Titik berat dalam hal ini adalah kepada belajar yang dikaitkan dengan masalah – masalah dan kebutuhan serta kegunaan hasil belajar nanti di dalam kehidupannya. Karena penyediaan sarana prasarana pendidikan di suatu sekolah haruslah disesuaikan dengan kebutuhan anak didik serta pendidik kegunaan hasilnya di masa – masa mendatang.[3]

D.       Sarana ditinjau dari Administrasi Sarana Prasarana

Tujuan administrasi sarana prasarana sekolah secara umum adalah memberikan layanan secara profesional di bidang sarana prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Adapun tujuan secara khususnya adalah sebagai berikut :

1.         Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati – hati dan seksama.

2.         Untuk mengupayakan sarana dan prasarana sekolah secara tepat dan efisien sehingga keberadaannya dalam kondisi yang siap pakai.

Secara etimologis, prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan. Dalam pendidikan misalnya: lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang dan sebagainya. Sedangkan sarana seperti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. Misalnya: ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dan sebagainya.

Sedangkan menurut keputusan menteri P dan K No. 079/1975, sarana pendidikan terdiri dari tiga kelompok besar, yaitu:

1.         Bangunan dan prabot sekolah

2.         Alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan, alat – alat peraga dan laboratorium

3.         Media pendidikan yang dapat dikelompokan menjadi audiovisual yang menggunakan alat penampil dan media yang tidak menggunakan alat penampil.

Yang bertanggung jawab tentang sarana dan prasarana pendidikan adalah para pengelola atau para administrasi pendidikan. Namun secara micro maka dalam hal ini seorang kepala sekolah yang bertanggung jawab.

Walaupun pelaksanaan administrasi peralatan dan perlengkapan sudah merupakan pekerjaan rutin dan orang – orang dihadapkan pada kesukaran – kesukaran yang kurang berarti, namun untuk penyempurnaan pekerjaan tersebut para ahli menyarankan beberapa pedoman pelaksanaan administrasi. Diantaranya adalah sebagai berikut :

a.          Hendaknya kepala sekolah tidak terlalu menyibukan dirinya secara langsung dengan urusan pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pengajaran.

b.         Melakukan sistem pencatatan yang tepat sehingga mudah dikerjakan.

c.          Administrasi sarana dan prasarana pengajaran harus senantiasa ditinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar pelaksanaan program pengajaran

d.         Kondisi – kondisi di atas akan terpenuhi jika administrator mengikut sertakan semua pendidik dalam perencanaan seleksi, distribusi dan penggunaan serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran yang semuanya mendorong mereka untuk memikirkan peoses paling tepat dalam melayani kebutuhan – kebutuhan mereka.[4]

E.        Prinsip – prinsip Pengelolaan Sarana Prasarana

Pengelolaan sarana prasarana pendidikan adalah kegiatan menata, mulai dari perencanaan kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan, pemeliharaan, penggunaan dan penghapusan hingga penataan lahan, bangunan, perlengkapan, dan perabot madrasah secara tepat guna dan tepat sasaran.

UUSPN Nomor 20 tahun 2003 menyatakan bahwa “setiap satuan pendidikan formal maupun non formal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan kompetensi fisik, kecerdasan intelektual, spiritual, emosional dan kejiwaan peserta didik.”

Sarana prasarana pendidikan sesungguhnya dapat dikelompokkan dalam tiga kelompok, yaitu:

1.         Tanah bangunan

Yaitu tanah yang berdiri dengan bangunan sebagai proses pembelajaran secara langsung. Pada dasarnya tugas pemeliharaan gedung sekolah dan lain – lain yang termasuk sarana prasarana pendidikan adalah menjadi tanggung jawab kepala sekolah. Dalam pelaksanaannya, kepala sekolah dapat mempercayakan kepada karyawan yang ditunjuk untuk memelihara. Agar perawatan dan pemeliharaan itu intensif, maka perlu diadakan pemeriksaan bangunan secara rutin, misalnya sekali dalam 4 bulan. Di samping itu harus ada pemeriksaan sewaktu – waktu secara insidental.[5]

2.         Perlengkapan sekolah

Perlengkapan sekolah umumnya terdiri atas perabot, alat peraga, alat laboratorium, buku – buku perpustakaan dan lain – lain perlu pemeliharaan atau perawatan agar selalu dapat berfungsi untuk membantu proses pendidikan. 

3.         Halaman sekolah

Halaman sekolah meliputi pagar sekolah, taman, tempat upacara sekolah, dan lapangan olahraga milik pribadi sekolah. Setiap sekolah mempunyai seorang atau dua orang “tukang kebun” yang berstatus sebagai pegawai negeri. Tenaga ini yang semestinya diserahi tugas untuk memelihara halaman sekolah.

Agar sarana prasarana tersebut dapat memberikan manfaat secara maksimal dalam proses pendidikan maka harus di kelola dengan baik. Pengelolaan sarana prasarana tersebut meliputi perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan, penataan, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan.

Dalam mengelola sarana prasarana sekolah dan untuk mendukung tercapainya tujuan administrasi sarana prasarana sekolah yang maksimal. Maka ada prinsip – prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola sarana prasarana sekolah, yaitu:

1)         Prinsip pencapaian tujuan

         Prinsip pencapaian tujuan yaitu sarana prasarana pendidikan di sekolah harus dalam kondisi siap pakai apabila akan di dayagunakan oleh personel sekolah dalam rangka pencapaian tujuan proses pembelajaran di sekolah.

2)         Prinsip efisiensi

Prinsip efisiensi yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus dilakukan melalui perencanaan yang seksama. Sehingga dapat diadakan sarana dan prasarana pendidikan yang baik dengan harga yang murah. Demikian juga pemakainya harus dengan hati – hati sehingga mengurangi pemborosan.

3)         Prinsip administratif

Prinsip administrasi yaitu manajemen sarana dan prasarana sekolah harus selalu memperhatikan undang – undang, peraturan, intruksi, dan petunjuk teknis yang diberlakukan oleh pihak yang berwenang.

4)         Prinsip kejelasan tanggung jawab

Prinsip kejelasan tanggung jawab yaitu manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus di delegasikan kepada personel sekolah yang mampu bertanggung jawab.

5)         Prinsip kekohesifan

Prinsip kekohesifan yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah itu harus direalisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak.[6]

F.         Siklus Pengelolaan Sarana dan Prasarana

Siklus pengelolaan sarana dan prasarana meliputi lima hal, yaitu:

1.         Penentuan kebutuhan

Melaksanakan analisis kebutuhan, analisis anggaran, dan penyeleksian sarana prasarana sebelum mengadakan alat – alat tertentu. Berikut adalah siklus kebutuhan berdasarkan kepentingan pendidikan sekolah:

a.       Perencanaan pengadaan barang bergerak

1)         Barang yang habis dipakai, direncanakan dengan siklus sebagai berikut:

a)      Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan sekolah

b)      Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan

c)      Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

2)         Barang yang tidak habis dipakai, direncanakan dengan siklus sebagai berikut:

a)      Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai dengan rencana kegiatan sekolah serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai

b)      Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan

c)      Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.[7]

b.      Penentuan kebutuhan barang tidak bergerak

Pengadaan barang tidak bergerak meliputi pengadaan tanah dan bangunan, direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

1)         Mengadakan survei tentang keperluan bangunan yang akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai: fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai dan jumlah alat – alat (perabot) yang akan ditempatkan.

2)         Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.

3)         Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.

4)         Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya yang di sesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan, sesuai dengan kebijakan departemen.

c.       Perhitungan kebutuhan ruang belajar

Menghitung kebutuhan ruang belajar harus memperhatikan tambahan jumlah siswa yang diperkirakan akan ditampung pada tahun yang akan datang. Perkiraan tambahan jumlah siswa didasarkan pada anak usia sekolah yang akan ditampung dan arus lulusan yang akan memasuki jenjang pendidikan yang lebih tinggi di tingkat propinsi atau kabupaten. Selain itu juga perlu memperhatikan jumlah murid yang keluar dari sekolah baik lulusan, pindahan, maupun putus sekolah.[8]

2.         Pengadaan sarana prasarana

Pengadaan sarana prasarana pendidikan merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya, antara lain sebagai berikut:

a.       Pengadaan buku, alat, dan perabot dilakukan dengan cara membeli, menerbitkan sendiri, dan menerima bantuan, hadiah atau hibah.

b.      Pengadaan bangunan dapat dilakukan dengan cara:

1)      Membangun bangunan baru

2)      Membeli bangunan

3)      Menyewa bangunan

4)      Menerima hibah bangunan

5)      Menukar bangunan

c.       Pengadaan tanah, dapat dilakukan dengan cara membeli, manarima hak pakai, dan menukar.

3.         Penggunaan dan pemeliharaan

Ada dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu prinsip efektivitas berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan di sekolah harus ditujukan semata – mata dalam memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah, baik secara langsung maupun tidak langsung. Prinsip efisiensi berarti pemakaian semua perlengkapan pendidikan secara hemat dan hati – hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang. Pemeliharaan merupakan kegiatan yang terus – menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Menurut kurun waktunya pemeliharaan dibedakan menjadi dua, yaitu:

a.       Pemeliharaan sehari – hari

Misalnya: mobil, mesin diesel, mesin ketik, computer dan sebagainya.

b.      Pemeliharaan berkala

Misalnya: dua bulan sekali, tiga bulan sekali dan sebagainya.

4.         Pengurusan dan pencatatan

Semua sarana prasarana harus di inventarisasikan secara periodik, artinya secara teratur dan tertib berdasarkan ketentuan atau pedoman yang berlaku. Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan dapat tercipta administrasi barang, penghematan keuangan, dan mempermudah pemeliharaan dan pengawasan. Apabila dalam inventarisasi terdapat sejumlah perlengkapan yang sudah tidak layak pakai, maka perlu dilakukan penghapusan.

5.         Pertanggung jawaban (pelaporan)

Penggunaan sarana prasarana inventaris sekolah harus di pertanggung jawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan barang – barang tersebut yang ditunjukan kepada instansi terkait. Laporan tersebut sering disebut dengan mutasi barang. Pelaporan dilakukan sekali dalam setiap triwulan, terkecuali bila di sekolah itu ada barang rutin dan barang proyek, maka pelaporanpun seharusnya di bedakan.[9]

 IV.            KESIMPULAN

sarana dan prasarana pendidikan merupakan komponen penting yang menunjang proses pembelajaran di sekolah. Peran sarana dan prasrana pendidikan adalah memperlancar proses pembelajaran, oleh karenanya di perlukan suatu pengaturan atau manajemen sarana prasarana yang dirancang guna mensukseskan kegiatan pembelajaran. Manajemen sarana prasarana dapat didevinisikan sebagai proses kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien.

Sarana pendidikan di bedakan menjadi beberapa sudut pandang. Pertama ditinjau dari habis tidaknya dipakai, kedua, ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan, ketiga, ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar. Secara umum tujuan manajemen sarana prasarana pendidikan di sekolah adalah untuk memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan yang efektif dan efisien. Agar tujuan dapat tercapai ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu prinsip pencapaian tujuan, prinsip efisiensi, prinsip administratif, prinsip kejelasantanggung jawab, dan prinsip kekohesifan. Jadi manajemen sarpras yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi pendidik maupun peserta didik di sekolah. Di samping itu juga di harapkan tersedianya fasilitas belajar yang memadai secara kuantitatif, kualitataif, dan relevan dengan kebutuhan serta dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan proses pembelajaran.

    V.            PENUTUP

Demikian uraian singkat yang dapat kami sampaikan, mudah-mudahan pembahasan ini dapat memberikan banyak pengetahuan bagi kita semua dan semoga bermanfaat. Kami pemakalah mengakui bahwa dalam penyusunan makalah ini banyak kekurangan, kami mohon kritik dan saran yang dapat membangun demi kesempurnaan makalah kami yang selanjutnya.

Akhirulkallam wabillahitaufik walhidayah

---

[1] Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, (Jakarta: PT. Rineka Cipta, 2010), hlm. 38

[2] Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah: Teori dan Aplikasinya, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2004) hlm. 3

[3] Hidayat, Ara, Pengelolaan Pendidikan, (Bandung: Pustaka Educa, 2010) hlm. 167 - 168

[4] Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: PT. Rineka Cipta, 2008) hlm. 51 - 53

[5] Hidayat, Ara, Pengelolaan Pendidikan,,…hlm. 170

[6] Hidayat, Ara, Pengelolaan Pendidikan,,…hlm. 170 - 172

[7] Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah,,…hlm. 46

[8] Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah,,…hlm. 47

[9] Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah,,…hlm. 48 - 49